Votre équipe s’agrandit et vous désirez transférer votre bureau dans un local plus grand ? Un déménagement s’impose donc ! Comment s’y prendre et vers qui se tourner pour un déménagement de bureaux sans contrainte ? Nous faisons le point dans cet article et nous vous donnons des éléments clés qui vous aideront dans votre projet de déménagement de bureaux.
Prévoir le déménagement en préparant vos collaborateurs
Contrairement à un déménagement classique, un déménagement de bureaux vous impose plus d’exigences. En effet, un bureau est un centre d’affaires qui réunit à la fois des employés, des prestataires et des clients. Ce déménagement aura donc un impact, positif ou négatif, sur chacune de ses trois entités. D’où la nécessité de bien le prévoir et bien l’organiser. Un déménagement mal préparé risque de causer de gros dommages à votre entreprise :
Perte de clients,
Réduction du chiffre d’affaire,
Abandon des prospects,
Complication administrative,
Abandon de poste,
Grogne intérieure…
De ce fait, il est au préalable important de préparer vos différents collaborateurs à ce déménagement. Cette préparation commence par le choix du nouveau local : surface, distance, emplacement, confort, accessibilité… Mais aussi par une communication efficace. Ne prenez pas vos collaborateurs au dépourvu. Pour un déménagement de bureaux réussi, informez vos collaborateurs, clients et partenaires plusieurs semaines avant. Notifiez-leur, votre prochaine adresse. N’hésitez pas à leur adresser un rappel périodique.
Etablir une to do liste et une check-list
Un déménagement de bureaux se prépare également de manière pratique. Pour ne pas vous perdre dans cette phase de préparation, il existe trois outils efficaces qui vous aideront.
Un planning de déménagement :
Le planning de déménagement de bureaux est un document que vous établissez sur lequel vous notez les différentes étapes de votre déménagement, les dates et les délais de réalisation. Il vous permettra d’une part d’avoir une vision plus claire sur l’état de votre déménagement. Et d’autre part de pouvoir déménager sans trop de stress ou de pression. Si bien sûr vous le respectez.
Faites-vous accompagner par un professionnel ?
Une to do liste
Une to do liste ou la liste des choses à faire, est un document où vous notez les différentes tâches que requiert votre déménagement de bureaux. Il est établi conjointement ou avant le planning de déménagement. Dans votre to do liste, recensez toutes les démarches ou activités à faire dans le compte du déménagement :
Démarche administrative,
Note communicative interne,
Campagne de communication externe,
Faire appel à un déménageur professionnel,
Travaux de rénovation,
Installation…
Une check-list
La check-list est plus détaillée que la to do liste. Si sur la première vous notez les tâches à accomplir. Sur cette dernière pour chaque tâche marquez les différents éléments à prendre en compte. Par exemple, démarche administrative : quelles sont ces démarches ? Banque, mairie, tribunal… Quels sont les documents à rassembler ? Qui contacter ?
Comme check-list, vous pouvez établir un inventaire du mobilier dont vous disposez. Quels sont les équipements à changer ? Etc.
L’une des meilleures méthodes pour réussir un déménagement de bureaux est de le confier à un déménageur professionnel. En effet, disposant de l’expérience et de l’expertise requise, il pourra vous accompagner de manière efficace dans les différentes étapes du déménagement. En plus il se chargera de tous les détails techniques du déménagement (emballage, transport, réinstallation…) vous pourrez ainsi donc poursuivre tranquillement vos activités.
Notre entreprise JSB DEMENAGEMENT dotée de plus de 25 ans dans le domaine du déménagement vous accompagne à toutes les étapes de votre déménagement. Au travers nos différentes agences en France métropolitaine et dans les DOM-TOM, nous assurons vos déménagements professionnels (d’entreprise et de bureau). Associant expertise et sympathie nos agents vous livrent un service de qualité à la hauteur de vos attentes.
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