Diriger son entreprise dans un nouveau lieu est passionnant. C’est sans doute le signe d’une croissance de l’entreprise et les employés se réjouiront de travailler dans un nouvel espace. Cependant, avant que les célébrations ne commencent, le bureau doit supporter la corvée du déménagement. Le déménagement de votre entreprise vers un nouveau lieu de travail est un processus qui nécessite une planification minutieuse et des étapes de préparation. Il est important alors d’engager des déménageurs professionnels comme JSB DÉMÉNAGEMENTS pour que le déménagement se fasse en douceur.

Voici quelques conseils pour le déménagement de votre entreprise :

Élaborer un calendrier :

Planifiez le déménagement en fonction des dates importantes du calendrier des affaires. Notez les événements dans le calendrier de la relocalisation. Tenez compte de la date d’expiration du bail de construction de l’entreprise. Le gestionnaire immobilier doit être informé de la date prévue du déménagement. Communiquez à tous les employés la date fixée du déménagement. Les fournisseurs doivent également être informés. Tenez votre équipe au courant de l’avancement du déménagement, ainsi que de leurs responsabilités pendant la relocalisation.

Visitez le nouvel espace :

Visitez le nouveau bâtiment dans lequel l’entreprise va s’installer.  Examinez les murs, le sol également. Un professionnel peut être engagé avant le déménagement pour des travaux éventuels, comme la construction ou la peinture des murs, la finition des sols, à l’intérieur du nouveau bâtiment.

Pendant que vous êtes dans les locaux du nouvel espace de bureau, élaborez un plan daménagement des bureaux. Déterminez l’emplacement des bureaux ou des cabines et les prises électriques. Prenez le temps d’examiner la disposition des bureaux pour détecter toute difficulté éventuelle, par exemple si la réception ou le hall d’entrée est suffisamment grand pour accueillir tout le mobilier.

Mettre à jour les documents de l’entreprise et jeter les documents inutiles :

Communiquez la nouvelle adresse de l’entreprise aux contacts concernés. Veillez à indiquer la date d’entrée en vigueur de la nouvelle adresse. Également, il est opportun de se débarrasser avant de déménager du mobilier qui n’a aucune utilité fonctionnelle dans le nouveau bureau. Les meubles inutilisables, les anciens bureaux et les chaises qui n’ont pas leur place dans le nouvel espace peuvent être jetés ou donnés. Vous pouvez également jeter les documents de bureau qui ne sont plus nécessaires.

Préparer le nouvel espace :

Vous voulez que le nouveau bureau soit opérationnel dès l’arrivée des employés. Assurez une transition facile en installant les services d’électricité, d’eau, de gaz, de téléphone et autres avant le jour du déménagement. Il faut également confirmer aux déménageurs qu’ils auront bien accès aux zones de déchargement de la nouvelle installation et aux zones de chargement du bureau actuel. Les déménageurs auront plus de facilité s’ils ont un accès exclusif aux ascenseurs de service, aux quais de chargement ou aux portes de secours de la nouvelle installation.

Un déménagement de bureaux important peut avoir des répercussions sur les entreprises locales, notamment si les allées ou les parkings de ces entreprises sont temporairement obstrués pendant le processus de déménagement. Informez les entreprises environnantes d’éventuels blocages des allées pendant une courte période.