Le déménagement d’une entreprise est un projet qui nécessite de l’organisation. Il est important de prendre le temps qu’il faut et d’informer vos collaborateurs afin qu’ils puissent s’arranger et éviter les soucis liés au nouvel emplacement de votre lieu de travail. Nous vous livrons ci-dessous quelques conseils pour vivre votre projet de déménagement de bureaux en toute sérénité.
Planifiez bien votre projet
Si vous avez décidé de déménager, c’est parce que votre adresse actuelle ne répond plus à vos besoins en matière d’espaces. Le temps des préparations dépend de la taille de votre entreprise. Pour une société de moins de 10 personnes, il est possible de préparer le déménagement quelques semaines seulement auparavant. Mais lorsque votre entreprise compte plusieurs salariés, il est recommandé de vous y prendre quelques mois à l’avance.
La première étape de votre projet de déménagement de bureaux est d’identifier vos besoins : souhaitez-vous des locaux professionnels plus grands ? Aspirez-vous à réduire vos charges ? Préférez-vous une zone géographique ? Autant de questions dont les réponses pourraient vous orienter et vous faciliter la tâche durant vos préparations.
Trouvez un emplacement adapté
Pour trouver des locaux mieux adaptés à votre activité, à votre mode de travail et à vos besoins de manière générale, la recherche doit être effectuée de manière rigoureuse. Une solution consiste à rédiger un cahier des charges clair détaillant tous vos besoins.
Bien entendu, vous aurez déterminé le budget que vous êtes prêt à investir dans votre projet de déménagement professionnel. Ensuite, prenez le temps de rédiger une annonce et de la déposer dans des sites spécialisés. Vous pouvez également parcourir les portails immobiliers dédiés pour dénicher la perle rare. Si vous n’avez pas assez de temps à investir dans la recherche, confiez cette tâche fastidieuse à une agence immobilière spécialisée, vous dépenserez certes de l’argent, mais vous gagnerez à coup sûr à long terme.
Étudiez les clauses du bail
Avant de signer votre contrat de bail, il est important de lire attentivement toutes les clauses afin de prendre connaissance des détails notamment les conditions de résiliation. Dans le cas d’un bail commercial, généralement, le préavis est au moins six mois. De plus, la loi impose d’informer le bailleur par acte d’huissier ou bien par lettre recommandée.
Par ailleurs, vous pouvez discuter le prix de vos futurs locaux, mais aussi les différentes clauses afin de trouver un juste milieu pour satisfaire les attentes des deux parties.
La mise en carton
Si votre entreprise compte plusieurs services, il serait judicieux de charger le responsable de chaque pole afin qu’il réalise le déménagement d’espaces professionnels dans son service. Il saura organiser les tâches et ranger les affaires de manière intelligente. En effet, chaque chef de service doit trier les affaires avant de les ranger : documents, meubles, etc. Outre éviter l’encombrement dans vos nouveaux locaux, vous aurez un espace de travail élégant et confortable.
À cette étape, pensez à effectuer les formalités administratives nécessaires dont le changement de votre adresse professionnelle. Informez également vos clients, vos fournisseurs et toutes les entreprises avec lesquelles vous travaillez.
Sollicitez les services d’un déménageur professionnel en cas de besoin
En effet, une entreprise de déménagement saura vous accompagner tout au long de votre projet. À chaque étape, elle vous apporte des solutions adaptées à vos attentes : tri, clauses contrat, déplacement de meubles fragiles, location de coffres, etc. Un professionnel dispose également des moyens nécessaires pour déplacer votre parc informatique en toute sécurité.
Si vous avez besoin d’un déménageur professionnel, n’hésitez pas à solliciter les services de l’entreprise JS BIARD, des spécialistes seront à votre écoute pour vivre votre projet en toute sérénité.
